La gestione di consulenti e collaboratori aziendali | ADLABOR

Le società si avvalgono sempre più spesso di collaboratori esterni (che sono lavoratori autonomi, in genere definiti “consulenti”) per acquisire specifiche prestazioni per attività connesse con le funzioni aziendali.  Nel caso di utilizzo della collaborazione di tali lavoratori autonomi, può accadere che essi  debbano accedere o addirittura utilizzare spazi, attrezzature e servizi aziendali. In tal caso, vi è il rischio che un inserimento troppo stabile del consulente nelle strutture aziendali possa generare un contenzioso, con trasformazione della forma di collaborazione da lavoro autonomo a lavoro subordinato. Risulta quindi opportuno porre in essere una serie di accorgimenti e comportamenti aziendali che evitino tale rischio, anche perché, in caso di contenzioso o di ispezione, il soggetto che esamina la situazione prende in considerazione le concrete modalità di espletamento della consulenza per valutarne la genuinità. Qui di seguito indichiamo i principali accorgimenti e comportamenti aziendali da adottare.

• Modalità di esecuzione della prestazione

Il datore di lavoro non può esercitare il proprio potere direttivo (potere che egli ha solo nei confronti dei suoi lavoratori dipendenti) nei confronti dei consulenti, per cui:

–  il committente non può impartire loro ordini e disposizioni precisi su come operare.

Naturalmente il committente ha la facoltà di controllare il risultato della prestazione del consulente e di chiedergli di rispettare specifiche scadenze ma non può ingerire sul come, dove e quando il consulente opera.

• Accesso a locali e pertinenze aziendali del committente

L’accesso a locali e pertinenze aziendali deve avvenire  soltanto:

• nei periodi e per le ragioni e il tempo strettamente necessario per l’espletamento del suo incarico

E’ opportuno verificare pertanto che il consulente non frequenti quotidianamente locali e  pertinenze aziendali.

• Mezzi di identificazione personale

Ai sensi dell’artt. 20, comma 3 e 21, comma 1, del D.Lgs. 81/2008, i consulenti che svolgano attività presso il committente /appaltante per conto di imprese appaltatrici dovrebbero avere ed esporre apposita tessera di riconoscimento corredata di fotografia, contenente le proprie generalità. La norma citata specifica che i consulenti “dovrebbero  munirsi a proprie spese…”,  “….con oneri a proprio carico…” di tale documento.

• Orario di lavoro e assenze

Il consulente determina autonomamente le modalità con cui fornisce la prestazione e pertanto egli:

• non è tenuto al rispetto di alcun orario di lavoro né ad una presenza in giornate prestabilite

Di conseguenza, il committente  non gli si può chiedere di essere presente in azienda a orari o giornate fissate dal committente, se non nel caso vi siano specifici adempimenti o scadenze. Anche per le ferie (istituto previsto solo per i lavoratori dipendenti) o altri periodi di assenza è il consulente a decidere quando goderne senza che il committente possa prefissare periodi precisi salvo, naturalmente, il rispetto delle scadenze. Parimenti, in caso di assenza per malattia, non si potrà chiedere consulente alcun giustificativo. Naturalmente sarà onere del collaboratore avvertire i suoi riferimenti aziendali della sua indisponibilità per ferie, malattia o altro in determinati periodi.

• Strumenti e postazioni di lavoro

Il consulente dovrebbe essere dotato di tutti gli strumenti per svolgere la sua attività nel posto (suo ufficio o suo domicilio) che ritiene più confacente e dovrebbe recarsi nella sede del committente solo per raccogliere informazioni, documentazione a partecipare a riunioni.  Di conseguenza:

• non è assolutamente opportuno assegnargli attrezzature o strumenti di lavoro (quali, ad esempio, telefoni cellulari, personal computers portatili, tablets ed autovetture aziendali)
• non è necessario assegnargli una postazione di lavoro

Nel caso in cui sia utile attribuirgli una postazione, è preferibile che questa non sia dedicata esclusivamente al consulente ma sia identificata come postazione a disposizione di più consulenti intercambiabili. Nella postazione possono esservi le attrezzature di lavoro quali computer e telefoni ma anche questi non dovranno essere assegnati ad uno specifico consulente. In sostanza il consulente, non essendo strutturalmente inserito nell’organizzazione aziendale

• non dovrebbe avere né gli strumenti né i riferimenti tipici dei lavoratori dipendenti (quali ad esempio, il numero telefonico interno aziendale dedicato, un computer assegnato con relativa password, un indirizzo di posta elettronica ecc. )

Nel caso in cui si ritenesse comunque opportuno attribuire al consulente un numero telefonico o una casella di posta elettronica, è importante che sia l’indirizzo di posta sia il nominativo del consulente nell’elenco telefonico interno, vengano indicati separatamente rispetto a quelli dei dipendenti e contengano elementi distintivi da questi ultimi, ad esempio aggiungendo il suffisso “cons” o “ext” e simili.

Se per l’esecuzione del contratto vi fossero adempimenti in materia di sicurezza del lavoro, il consulente (al quale si applicano le norme in materia di sicurezza ed igiene del lavoro, ex artt. 3, comma 4 e 21, comma 1, del D.Lgs. 81/2008):

• non dovrebbe mai utilizzare DPI (dispositivi di protezione individuale) e sistemi di sorveglianza sanitaria o partecipare a corsi di formazione messigli a disposizione dal committente, se non a titolo oneroso a proprio carico (art. 21, comma 2 D.Lgs. 81/2008).
• Servizi aziendali

Nel momento in cui il consulente è presente in azienda non dovrebbe poter godere dei servizi (mensa, trasporti, asilo nido, infermeria ecc.) riconosciuti ai dipendenti,

• gli si può consentire il loro utilizzo, ma a titolo oneroso

(se i servizi sono gestiti da imprese in appalto, mettendolo in contatto diretto con i responsabili di queste ultime). In caso di utilizzo del tutto occasionale e sporadico, lo si può agevolare, concedendoglielo a titolo gratuito, ma in tal caso le modalità dovrebbero essere diverse da quelli dei dipendenti (ad esempio, per la fruizione del servizio di mensa aziendale si dovrebbero utilizzare ticket di altro colore e con la dicitura “ospite”)

• Segni distintivi e procure

Il consulente non fa parte della struttura aziendale, per cui:

– non deve essergli consentito l’utilizzo di segni distintivi, marchi o strumenti di identificazione con i loghi aziendali.

Se si dovesse comunque ritenere opportuno attribuirgli dei biglietti da visita o altre forme di presentazione sarà sempre opportuno qualificare il nominativo del consulente o la sua funzione con la dizione “consulente” o simili.

Tanto meno al consulente possono essere rilasciate procure di carattere generale ma, al più, gli si possono attribuire incarichi per specifici, limitati e ben identificati affari.

• Compensi

Il consulente viene remunerato per il risultato della sua attività, e non per il tempo di lavoro come il lavoratore subordinato, per cui i corrispettivi dovrebbero essere calcolati in funzione di specifici progetti, obiettivi, o comunque per un prodotto o servizio finito. I compensi dovrebbero quindi essere determinati in funzione della completa realizzazione dell’opera con un importo forfettizzato, per cui:

• è sconsigliabile erogare un corrispettivo mensile, tanto meno se in misura uguale per ogni mese.

E’ possibile invece un’anticipazione del corrispettivo complessivo in corso di esecuzione, anche se la soluzione migliore è quella di effettuare un unico pagamento ad avvenuto completamento dell’attività.

• Rimborsi spese trasferta

Per eventuali spostamenti sul territorio nazionale o all’estero fatti dal consulente nell’esecuzione del contratto di consulenza:

• non dovrebbero mai essere acquistati direttamente dalla società committente biglietti di mezzi di trasporto (ad esempio, aerei o ferroviari), senza successivamente fatturarli al consulente;
• non dovrebbe mai essere rimborsato al consulente il costo dei biglietti dei mezzi di trasporto

Il consulente dovrebbe inserire tale costo nella fattura che emetterà al committente.

• Società di consulenza

Può accadere che un consulente operi tramite una propria società ma, in concreto, sia lui stesso a rendere la prestazione personalmente. In tal caso sarà comunque opportuno porre in essere gli stessi accorgimenti suggeriti per gli altri tipi di consulenti.

Avviene anche che l’attività specialistica venga affidata a  società di consulenza, attività che venga poi concretamente svolta tramite un certo numero di  loro collaboratori, loro dipendenti o loro consulenti, che debbono permanere all’interno delle strutture aziendali per significativi periodi di tempo. In tal caso, è preferibile che i collaboratori della società di consulenza vengano, nel tempo, sostituiti anche per periodi non prolungati onde evitare che il rischio che essi anziché collaboratori (dipendenti o consulenti) della società di consulenza si sentano “dipendenti” del committente, operando continuativamente solo per quest’ultimo.

E’ senz’altro opportuno verificare il tipo di rapporto che lega il collaboratore alla società di consulenza, atteso che, talora, queste ultime instaurano con i propri collaboratori forme contrattuali non sempre corrette (contratti a progetto, collaborazioni occasionali ecc.) ed in tal caso il committente non solo è solidalmente responsabile con la società di consulenza  per gli adempimenti previdenziali e fiscali, ma vi è anche il rischio che il collaboratore, proprio perché non legato stabilmente alla società di consulenza da un corretto contratto di lavoro, operando esclusivamente presso il committente, rivendichi poi un rapporto diretto (quasi sempre di tipo subordinato a tempo indeterminato) con il committente stesso.

Detti collaboratori possono dunque aver necessità di uno o più locali all’interno delle strutture aziendali. In tal caso:

• i locali loro dedicati debbono essere perfettamente identificati e, se possibile, separati dalle altre pertinenze aziendali.

Se alla società di consulenza viene concesso uno locale “dedicato”, per i propri collaboratori, tale concessione non dovrebbe essere a titolo gratuito

• le modalità di accesso dovrebbero essere differenti da quelle dei dipendenti

Ove possibile, pertanto, nel caso di sistemi di rilevazione automatica delle presenze e sistemi elettronici di accesso ai locali aziendali il committente dovrebbe predisporre un software dedicato ai non dipendenti.

• i dipendenti della committente non dovranno intervenire direttamente con i collaboratori della società di consulenza sulle modalità di esecuzione del servizio impartendo loro direttive o indicazioni

La modalità corretta, analogamente a quanto accade nell’ambito dei contratti d’appalto, sarà pertanto quella di interloquire con il referente della società di consulenza per tutto quel che concerne la gestione operativa della loro prestazione.

La non corretta gestione di un contratto di consulenza, in particolare per quel che concerne i punti sopra descritti, comporta il rischio, in caso di contenzioso attivato dal consulente o a seguito di ispezione dei competenti organi pubblici (Ispettorato del lavoro, INPS, INAIL, Guardia di Finanza, Polizia di Stato e Carabinieri) non solo di veder subire l’eventuale rivendicazione di un rapporto di lavoro (prevedibilmente di tipo subordinato a tempo determinato), ma anche di dover subire conseguenze di tipo economico.