Libro Unico Del Lavoro

Il libro unico del lavoro ha sostituito una serie di registri che il datore di lavoro doveva obbligatoriamente tenere e periodicamente aggiornare, incorporando in un unico documento le informazioni rilevanti di tutti i rapporti di lavoro.

( artt. 39-40 D.L. 25 giugno 2008, n. 112, convertito con modifiche dalla L. 133/2008 )

Finalità Il Legislatore ha voluto semplificare la gestione documentale dei rapporti di lavoro, abolendo i libri di matricola e di paga ed introducendo un documento unitario, che fornisca al datore di lavoro, ai lavoratori e agli organi di vigilanza la “fotografia” dell’ azienda e dei singoli rapporti di lavoro in essere presso la stessa.
Soggetti obbligati Sono tenuti all’ istituzione, tenuta e compilazione del Libro Unico tutti i datori di lavoro privati di qualsiasi settore. Nel documento dovranno trovare posto i dati riferiti non soltanto ai lavoratori subordinati, ma anche ai collaboratori coordinati e continuativi ( pure se a progetto o occasionali ) e gli associati in partecipazione.
Rispetto al passato, non sono più oggetto di registrazione le prestazioni lavorative e i dati riguardanti i collaboratori e coadiuvanti delle imprese familiari, i coadiuvanti delle imprese commerciali, i soci lavoratori di attività commerciali e di imprese in forma societaria.
Istituzione e tenuta Il datore di lavoro dovrà istituire e tenere un solo libro, unico anche in presenza di più posizioni assicurative in ambito aziendale o di più sedi di lavoro distaccate.
Il Libro Unico non dovrà più essere tenuto nel luogo dove si esegue il lavoro, ma potrà essere collocato e tenuto, alternativamente:

  • presso la sede legale dell’ impresa;
  • presso lo studio del consulente del lavoro o di altro professionista abilitato ( Art. 5, co. 1, L. 12/1979 );
  • presso i servizi e i centri di assistenza delle Associazioni di Categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa ( Art. 1, co. 4, L. 12/1979 ).

Resta fermo che, seppure con la esclusiva finalità di andare incontro a specifiche esigenze organizzative dell’ azienda, il datore di lavoro potrà, a sua discrezione, istituire e tenere sui singoli luoghi di lavoro dei registri presenze.

  • Il Decreto Ministeriale attuativo 9 luglio 2008, ha chiarito le possibili modalità tecniche per la tenuta del Libro; in alternativa:
  • elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione presso l’ Inail;
  • stampa laser, con autorizzazione preventiva dell’ Inail alla stampa e alla generazione della numerazione automatica;
  • tenuta su supporti magnetici, previa comunicazione alla D.P.L..

Con riferimento alla modalità di tenuta su supporti informatici, la Circolare 21 agosto 2008, precisa ulteriormente che i documenti informatici che compongono il Libro Unico devono avere la forma di documenti statici non modificabili e devono essere emessi con l’ apposizione della data e della sottoscrizione elettronica.

Obblighi di registrazione: contenuti per ciascun lavoratore devono essere indicati:

  • nome e cognome;
  • codice fiscale;
  • qualifica e livello di inquadramento contrattuale;
  • retribuzione base;
  • anzianità di servizio;
  • posizioni assicurative e previdenziali;
  • dazioni in denaro o natura a qualsiasi titolo corrisposte ( rimborsi spese, trattenute, detrazioni fiscali, assegni per il nucleo familiare, prestazioni ricevute da enti previdenziali, premi, strordinari );
  • calendario delle presenze ( per ogni giorno dovranno essere registrate le ore effettuate, l’ indicazione degli straordinari, le eventuali assenze anche non retribuite, le ferie, i riposi ).

Non sono più obbligatori alcuni “dati” che erano tali con i previgenti libri matricola e paga, in particolare: il numero d’ ordine progressivo, la data di costituzione del rapporto e la tipologia contrattuale ( tempo indeterminato, part-time, ecc. ). Si tratta, tuttavia, di elementi che formano oggetto della comunicazione obbligatoria di instaurazione del rapporto di lavoro mediante il modello ministeriale “UnificatoLav” di cui al Decreto interministeriale ( Ministero del lavoro e Ministero per le riforme ) del 30 ottobre 2007, che prevede una procedura di comunicazione on-line di tali dati.

Obblighi di registrazione:
limiti temporali
Le scritturazioni obbligatorie di cui sopra devono avvenire “per ciascun mese di riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo”, a conferma del fatto che il Libro Unico si propone di fotografare la realtà aziendale nello sviluppo regolare dei rapporti di lavoro autonomi e subordinati.
Obbligo di esibizione
  • Il datore di lavoro ha l’ obbligo di esibire il Libro Unico agli organi di vigilanza. Il Decreto Ministeriale attuativo 9 luglio 2008, all’ Art. 3 ha precisato le modalità di esibizione. Bisogna distinguere:
    • sede stabile di lavoro: esibizione sul luogo in cui si esegue il lavoro, anche a mezzo fax o posta elettronica dal datore che lo detenga nella sede legale;
    • attività mobili o itineranti: esibizione entro il termine assegnato nella richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza.
  • Qualora il Libro Unico sia tenuto presso lo studio di un consulente del lavoro o altro professionista, il datore di lavoro deve comunicare preventivamente alla Direzione Provinciale del Lavoro competente per territorio le generalità del soggetto al quale è stato affidato l’ incarico. In questi casi l’ obbligo passa in capo al consulente, che deve esibire il Libro entro 15 giorni dalla richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza ( così il Decreto attuativo ).
  • Qualora, invece, il Libro Unico sia presso le Associazioni di Categoria, sono queste a doverlo esibire entro 15 giorni dalla richiesta degli organi di vigilanza.
Obbligo di conservazione Continua a sussistere in capo al datore di lavoro un obbligo di conservazione del Libro Unico, nel rispetto del codice sulla privacy ( D. Lgs. 196/03 ), per un periodo di 5 anni dalla data dell’ ultima registrazione ( Art. 6, Decreto attuativo 9 luglio 2008 ).
Sanzioni La Circolare 21 agosto 2008 ha chiarito come la nuova disciplina sanzionatoria voglia evitare che il datore di lavoro possa essere punito per gli errori di carattere meramente materiale e formale e per le omesse registrazioni che non incidano sui trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali.
Queste le sanzioni previste:

  • Mancata istituzione del Libro: sanzione amministrativa da 500 a 2500 euro ( Art. 39, co.1 ).
  • Omesse o infedeli registrazioni: sanzione amministrativa da 150 a 1500 euro; se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori ( compresi quelli “in nero” ) la sanzione va da 500 a 3000 euro ( Art. 39, co. 1 e 2 ).
  • Tardiva registrazione: sanzione amministrativa da 100 a 600 euro; se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori ( compresi quelli “in nero” ) la sanzione va da 150 a 1500 euro ( Art. 39, co. 3 ).
  • Omessa esibizione del Libro ( da parte del datore ): sanzione amministrativa da 200 a 2000 euro ( Art. 39, co. 6 ).
  • Omessa conservazione del Libro: sanzione amministrativa da 100 a 600 euro ( Art. 39, co. 7 ).
Regime transitorio e coordinamento normativo L’ Art. 7 del Decreto 9 luglio 2008 ha previsto che il Libro Unico dovrà essere operativo da gennaio 2009. In via transitoria, fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008, i datori di lavoro potranno adempiere all’ obbligo di tenuta del libro unico, mediante la regolare compilazione del libro paga.

Si precisa, inoltre, che le disposizioni normative ancora vigenti che fanno riferimento ai libri obbligatori di lavoro o ai libri matricola e paga, devono essere riferite al libro unico del lavoro per quanto compatibile.

 


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