Agenzia Entrate: gestione documentale delle note spese con procedura informatica

L’Agenzia delle Entrate ha fornito un parere sulle modalità di gestione del processo digitale delle note delle spese e dei relativi documenti giustificativi. Per la legittimità del processo debbono però essere rispettate le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità dei documenti, nonchè i requisiti per la deducibilità dei costi, quali inerenza, competenza e congruità.

L’Agenzia delle Entrate, con la risoluzione n. 96/E del 21 luglio 2017, ha provveduto a fornire un parere sulle modalità di gestione del processo, interamente digitale, di gestione delle note delle spese prodotte da trasfertisti e dei relativi documenti giustificativi.

In particolare, evidenziamo che l’Agenzia delle Entrate ha precisato come nulla osta a che i documenti analogici/cartacei siano sostituiti da quelli informatici e che la procedura sia interamente dematerializzata purchè:

• qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale (ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari) come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del D.P.R. 917/1986, possieda, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità;
• siano rispettati tutti gli ulteriori requisiti legislativamente individuati per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità), nonché gli obblighi di esibizione presenti nella normativa vigente (si veda, ad esempio, l’articolo 5 del D.M. 17 giugno 2014);
• quanto alla conservazione dei documenti giustificativi di spesa, l’Agenzia ribadisce che la conservazione elettronica di tali giustificativi è corretta, con conseguente, successiva possibilità di distruzione dell’originale, senza necessità dell’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico, purchè detti giustificativi allegati alle note spese trovino corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali.
• ove il giustificativo allegato alla nota spese non consenta invece di risalire al suo contenuto attraverso documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, la relativa conservazione elettronica necessita dell’intervento di validazione ed autentica del pubblico ufficiale. Analogo comportamento deve essere tenuto nelle ipotesi in cui i giustificativi siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale.

Per consultare la risoluzione, clicca qui

http://www.agenziaentrate.gov.it/wps/file/nsilib/nsi/documentazione/normativa+e+prassi/risoluzioni/archivio+risoluzioni/risoluzioni+2017/luglio+2017+risoluzioni/risoluzione+n+96+del+21+luglio+2017/RISOLUZIONE+N.+96+-+E+DEL+21+LUGLIO+2017.pdf